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文件管理程序
    发布日期：2007-08-13 15:05 字体：[大中小 ]
  • 发布日期： 2007-08-13 15:05
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文件管理程序

中机车辆技术服务中心程序文件

文件编号: miiteidc/QSP04

第  1  版    第 0 次修订

生效日期：2007-07-01

 

 

 

1 目的及适用范围
1.1 目的
    为加强中机车辆技术服务中心（以下简称“中心”）的文件管理工作，提高管理水平，特制定本办法。
1.2 适用范围
    适用于中心对内、对外收发各类文件的管理。
2 职责
中心收发文件工作由综合管理部归口管理。
3 内容与程序
3.1 文件种类
3.1.1发文种类主要为文件和函。
3.1.1.1文件是指有明确的结果并正式发布的通知、决定等，包括对内文件、对外文件。对内文件是指对中心内部发布的制度、任命、决定、通报等；对外文件是指经过主管部门同意后对行业内企业、检测机构、相关单位等发布的通知、规定、说明等。
3.1.1.2 函适用于对主管部门、行业内企业、检测机构、相关单位等发出的报告、请示、通知、答复、建议、意见等。
3.1.2收文为行业内企业、地方政府、上级主管部门等发到中心的文件、函件、申请、传真等。
3.2 编号规则
    发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份应标全称，用六角括号“ ”扩入；序号不编虚位，不加“第”字。
3.2.1中心发文件编号规则为：“中机发”+“ 年份 ”+“x号”。
3.2.2中心发函编号规则为：“中机函”+“ 年份 ” +“x号”。对企业发审查通知在序号前加“Q”。
3.2.3 中心收文编号规则
3.2.3.1 上级主管部门下发给中心传阅的收文编号规则为：“综”＋“ 年号 ”＋“x号”。
3.2.3.2 与公告产品技术审查相关的收文编号规则为：“技”＋“ 年号 ”＋“x号”。
3.2.3.3 与企业生产准入审查相关的收文编号规则为：“审”＋“ 年号 ”＋“x号”。
3.3 发文（文件、函）格式
3.3.1紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”或“急件”。
3.3.2发文机关标识使用中心全称，对于文件采用附件1的格式，函采用附件2的格式。
3.3.3发文字号用3号仿宋体字，居中排布。
3.3.4上行文件应在首页注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空2字，签发人姓名居右空2字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
3.3.5文标题用2号华文中宋字，应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，可分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
3.3.6主送（报）机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称，在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字表示，回行时仍顶格；最后一个主送（报）机关名称后标全角冒号。
3.3.7 正文用3号仿宋体字，在主送（报）机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。一般每面排22行，每行28个字
3.3.8公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字表示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格表示“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
3.3.9只有中心制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文日期。
3.3.10成文日期以中心领导签发日期为准，用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○” 。成文日期右空4字。
3.3.11公文一律加盖中心印章。印章是文件生效的凭证，要端正地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期。
3.3.12文件抄送（报）机关是指除主送（报）机关外需要执行或知晓文件的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。左空一字用3号仿宋体字标识“抄送（报）”，后标全角冒号；抄送（报）机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送（报）机关对齐；在最后一个抄送（报）机关后标句号。
3.3.13版记应置于公文最后一页。版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
3.3.14页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
3.3.15公文用纸采用国际标准A4型（210mm×270mm），左侧装订。
3.4 文件办理
3.4.1收文办理
3.4.1.1 收文
3.4.1.1.1 综合管理部负责签收、拆封、登记，并对来文编号。如密件已被开封，应拒绝签收，并追究责任。
3.4.1.1.2凡各部门或个人带回的文件、信函、批件等，均应及时交综合管理部登记、编号，个人不得保存文件。
3.4.1.2 分文
3.4.1.2.1 综合管理部收文后应及时在miiteidc/QSP04-R01《接收文件记录表》登记、编号，并附上miiteidc/QSP04-R02《收文处理单》。
3.4.1.2.2 综合管理部登记后交中心分管领导批阅，根据领导批示转相关部门或相关人阅办，对于需要紧急办理的文件，分管领导应注明办理时限。对于明确承办部门的收文，如与企业生产准入相关的申请资料、与产品公告相关的申请资料等，综合管理部接收后直接转承办部门负责人。
3.4.1.2.3 文件接受人应在《收文处理单》上记录文件去向和是否已存档。
3.4.1.3 办文
3.4.1.3.1 承办部门或承办人收到文件后按文件内容、性质、缓急程度等及时处理并签署意见。若需其他部门或其他人会签，则在处理后将文件转送相关部门。
3.4.1.3.2 文件处理完毕后向有关领导反馈处理结果。
3.4.1.3.3 分管领导规定传阅范围的文件，应严格按规定执行，以防丢失、泄密。文件丢失或泄密，要追究责任。
3.4.2发文（文件、函）办理
3.4.2.1文件、函的起草应观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
3.4.2.2 人名、地名、数字应准确。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号。
3.4.2.3 用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。
3.4.2.4 发文（文件、函）程序：主办部门经办人拟稿→部门领导核批→有关部门会签（必要时）→综合管理部核稿→中心领导签发→综合管理部编号、行文、用印、发送。
3.4.2.5 发文（文件、函）过程中相关人应填写miiteidc/QSP04-R03《发文审批单》。对于通过网络发布的文件，中心领导需明确发布网站。
3.4.2.6 文件、函办完后，综合管理部应按照中心miiteidc/QSP10《档案管理程序》进行立卷，归档。个人不得保存应当归档的文件、函。
3.4.2.7 没有存档价值和存查必要的文件，经过鉴别，并经中心主管领导批准，可以定期销毁。文件销毁参考《档案管理程序》。
4 引用文件
4.1 miiteidc/QSP10 档案管理程序
5 质量记录
5.1 miiteidc/QSP04-R01 接收文件记录表
5.2 miiteidc/QSP04-R02收文处理单
5.3 miiteidc/QSP04-R03发文审批单
6 附件
6.1 发文格式
6.2 发函格式
 


中机车辆技术服务中心                      miiteidc/QSP04-R01
接收文件记录表
收文编号
收文日期
来文单位
来文标题
承办人/日期
归档签字/日期
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 

miiteidc/QSP04-R02

中机车辆技术服务中心收文处理单
 
 
收文编号
 
收文日期
 
来文单位
 
来文标题
 
 
处理意见
中心领导拟办意见
 
 
签名：        日期：
 
                          
 
                                           签名：        日期：
承办部门意见
 
 
 
 
 
签名：        日期：
协办部门意见
 
 
 
                 
签名：        日期：
领导批示意见
 
 
 
 
签名：        日期：


 

 

 

中机车辆技术服务中心                         miiteidc/QSP04-R03
发文审批单
发往单位：
文件（函）编号：
文件名称或正文内容：
 
 
 
 
部门负责人意见：
 
 
 
日期：
会签部门及意见：
 
 
 
日期：
附件：
综合部核稿人：
 
日期：
主报（主送）：               抄报（抄送）：
中心领导签发：         
 
发布形式：□传真、□邮寄、□网络              
 
日期：
拟稿人：                       日期：


附件1
 
 
中机车辆技术服务中心文件
           中机发   号            签发人：
 


 

XXXXXX
XXXXX：
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件：1
           2
二〇〇六年十月三十一日
                                                   
抄报（送）
                                                                                
附件2
 
 
中机车辆技术服务中心
中机函     号
 


 

XXXXXX
XXXXX：
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件：1
           2
二〇〇六年十月三十一日
 
 
                                                                         

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